I – DESCRIPCION DE PROYECTO

Objetivo de Convocatoria

La OAMI busca organizaciones, individuos, colectivos, empresas y emprendedores para ofrecer propuestas de actividades comerciales o de ocio, para desarrollar en uno o más de los espacios creados con este fin, dentro de sede de la OAMI.

Esta convocatoria de propuestas comerciales pretende negociar con los candidatos preseleccionados, y seleccionar las actividades que aportarían valor al entorno de trabajo de los trabajadores en la OAMI.

Descripción de la OAMI

La Oficina de Armonización del Mercado Interior (la OAMI o ‘la Oficina’) es la agencia de la Unión Europea responsable de gestionar dos importantes vías de protección de la creatividad y la innovación: la marca comunitaria y el dibujo o modelo comunitario registrado.

Actualmente hay aproximadamente 1450 personas trabajando en la oficina. La mayoría del personal tiene un perfil internacional; su nacionalidad no es española.

Es preciso tener en cuenta que la Oficina no está abierta al público, sino está restringido al personal de la OAMI, los becarios, contratistas externos, visitantes y familiares de los trabajadores.

Las zonas reservadas para estos servicios tienen las siguientes superficies:

− 57,00 m2 (de los cuales 45,00 m² están destinados a un quiosco y 12 m2 están destinados a un almacén de tintorería y punto de recogida de ropa)

− 40,00 m²

− 35,00 m²

Las dos últimas zonas son susceptibles a dividirse en locales más pequeños si se desease, dependiendo de las actividades propuestas.

El horario de apertura de la Oficina es de 07:30 a 19:30.

Objetivo

La OAMI desea crear un ambiente de trabajo acogedor, confortable y práctico, que cubra las necesidades de los trabajadores y preste servicios que faciliten el cumplimiento de las tareas diarias. Para añadir valor al campus, la OAMI busca ideas que le permitan equipar la sede con instalaciones de ocio y/o de comercio.

 

Los candidatos pueden proponer servicio(s) para desarrollar en toda o parte de las zonas comerciales anunciadas.

La inauguración de la(s) actividad(es) está prevista que tenga lugar el primer trimestre del año 2015.

Se invita al candidato a ser innovador con su propuesta de servicios a prestar.

La OAMI desea establecer los siguientes servicios obligatoriamente:

• Quiosco

• Punto de recogida de ropa para llevar a la tintorería

Como ejemplo de posibles servicios potenciales, se sugiere la siguiente lista no-limitativa:

• Parafarmacia

• Tienda de caramelos / chucherías

• Servicio de masajes

• Fisioterapia

• Tiendas de conveniencia

Se tendrá en cuenta que las propuestas no pueden incluir actividades que sean incompatibles o competitivas con la actividad principal de la Oficina o los servicios ya prestados por otros contratistas externos. Ejemplos no-limitativos de los servicios incompatibles son:

• El registro de las marcas y los dibujos y modelos comunitarios

• Sucursal bancaria

• Asesoría legal

• Instalaciones deportivas

• Servicios de catering

• Agencia de viaje

II – DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCION

Condiciones Generales

Los candidatos pre-seleccionados pueden ser invitados a negociar sobre la base de un contrato de concesionario, para gestionar y explotar las actividades propuestas de ocio y/o de comercio.

Este procedimiento no es una licitación y bajo ningún concepto compromete a la OAMI a seleccionar una propuesta preferida, ni a proceder con una negociación para acordar o firmar un acuerdo. La OAMI se reserva el derecho de rechazar todas las propuestas y terminar el procedimiento en cualquier momento.

 

FASE 1: Pre-selección

Las bases para preseleccionar son:

• La capacidad del candidato (solvencia económica, antecedentes, etc.)

• La calidad e idoneidad de las propuestas (viabilidad, sostenibilidad, novedad, diversidad, etc.)

La preselección se llevará a cabo basada sobre el criterio desarrollado en el último párrafo del apartado II.

FASE 2: Negociación

Esta fase puede comprender una o más etapas de negociación. La OAMI se reserva el derecho a negociar con el candidato elegido en cualquier etapa y cerrar las negociaciones cuando decida que el procedimiento esté completado satisfactoriamente o el procedimiento se abandona o anula.

En la etapa primera, la capacidad técnica y financiera de los candidatos preseleccionados, y la viabilidad / idoneidad de las actividades propuestas será verificada en entrevistas posteriores y con la presentación de documentación adicional solicitada que sea relevante.

En la segunda fase, la OAMI seleccionará a las mejores propuestas para tomar parte en una negociación, bien sea mediante reuniones, bien mediante un proceso de comunicación por escrito, o una combinación de ambos, con el fin de asistir al candidato a mejorar y adaptar su propuesta a las necesidades de la OAMI. La OAMI completará la información facilitada con mayor definición e información adicional, tales como los planos de las zonas a ocupar. Se invitará al candidato a presentar una segunda propuesta más detallada, teniendo en cuenta la nueva información facilitada. La OAMI evaluará las propuestas y decidirá si se cierra el procedimiento o si procede a otra etapa invitando a los candidatos seleccionados.

Las etapas de negociación pueden repetirse las veces que sea necesario, hasta que la OAMI decide cerrar el procedimiento.

NOTA IMPORTANTE

Las negociaciones se llevarán a cabo respetando los principios de transparencia, libre competencia, proporcionalidad, buena gestión de finanzas, trato de igualdad e imparcialidad.

Las decisiones de la OAMI respecto a la selección o rechazo de los candidatos, en cualquier fase o etapa del procedimiento, incluso en caso de cancelación, se comunicarán y se justificará a todos los candidatos interesados.

Durante la etapa de negociación, es probable que las actividades preseleccionadas y verificadas estén sujetas a una encuesta del personal de la OAMI.

 

Fase 1:

Se preseleccionarán los candidatos (fase 1) que demuestren por un lado la capacidad suficiente para prestar los servicios, y por otro lado, un proyecto idóneo y de calidad.

La OAMI evaluará las propuestas con respecto a los criterios siguientes:

• Cumplimiento de criterio de exclusión: El candidato demostrará que no se encuentra en la situación de exclusión al firmar la declaración adjunta en el anexo (véase FORMULARIO DE PROPUESTA COMERCIAL). Una información adicional puede ser requerida en fases posteriores o antes de la firma del contrato.

• Capacidad financiera: La facturación total, junto con el volumen y rentabilidad esperada de la actividad propuesta, demostrará la capacidad del candidato y la estabilidad financiera durante el contrato. Si se considera que la estabilidad financiera no es suficiente, incluso tras aclaraciones solicitadas, se rechazará la propuesta.

• Capacidad Técnica: La experiencia del candidato será relevante y proporcional a la actividad propuesta. Si se considera que la capacidad técnica no es suficiente, incluso tras aclaraciones solicitadas, se rechazará la propuesta.

• Calidad de la Propuesta: viabilidad; sostenibilidad; novedad; diversidad. Se otorgarán 60 puntos a estos criterios.

• Idoneidad de la Propuesta: valor añadido al personal de la OAMI; adecuación al objetivo de la Oficina (véase el apartado I); adecuación a los espacios y horario de apertura, etc. Se otorgarán 40 puntos a estos criterios.

Fase 2:

Los mismos criterios y puntuación se utilizarán en todos las fases del procedimiento. Sin embargo, la capacidad financiera y técnica no se volverá a evaluar, salvo un caso excepcional, o en la etapa 1 de la segunda fase, en caso de que se solicite aclaraciones y / o información adicional. No obstante, si el candidato decide modificar de manera significativa su propuesta durante la fase de negociación, la OAMI se reserva el derecho a volver a evaluar su capacidad, teniendo en cuenta la propuesta modificada.

III –CONDICIONES CONTRACTUALES

Uno o varios contratos de concesión se suscribirá(n) por un periodo inicial de dos (2) años, con renovación tácita, cada vez por período de (1) año durante dos veces consecutivas, salvo que alguna de las partes rescinda el contrato mediante carta certificada, cursada con al menos tres meses de antelación con respecto a su fecha de expiración normal. La vigencia total del contrato marco no podrá exceder bajo ningún concepto de cuatro (4) años.

Un borrador del contrato se enviará a el/los candidato(s) seleccionado(s) durante la fase de negociación (Etapa 1 de Fase 2).

 

El contratista será responsable de los materiales, servicios y costes de explotación. Los gastos se cubrirán con los ingresos generados por la actividad.

Responsabilidad de la OAMI

La OAMI facilita gratuitamente los espacios a explotar.

La OAMI será responsable de equipar los espacios con tomas de electricidad, iluminación, climatización y sistemas de protección contra incendios. Los gastos de operación y mantenimiento de estas instalaciones correrán a cargo de la OAMI.

La Oficina se encarga del tratamiento DDD (desinfección, desinsectación y desratización), limpieza (techos, suelos, paredes ventanas) y la seguridad del establecimiento. El alcance de la limpieza llevado a cabo por la OAMI dependerá de la actividad y será definido en el contrato.

III – PRESENTACION DE PROPUESTAS

Requisitos

Todas las propuestas se presentarán dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de su publicación en la página web de la OAMI.16 julio 2014.

Presentación:

o por correo certificado o a través de un servicio de mensajería, el 16/09/2014 como más tarde, dando fe de ello el matasellos de correos o la fecha del comprobante de presentación, a la siguiente dirección:

Oficina de Armonización del Mercado Interior (Marcas, Dibujos y Modelos)

Licitación convocada por la OAMI nº AO/027/13

Contratación Pública

Avenida de Europa 4

E-03008 Alicante

España

o o en mano (en persona o por un representante del licitador), a la siguiente dirección:

Oficina de Armonización del Mercado Interior (Marcas, Dibujos y Modelos)

Licitación convocada por la OAMI nº AO/027/13

Sandrine Buard

Contratación Pública

Avenida de Europa 4

E-03008 Alicante

España

 

Las ofertas podrán entregarse en mano durante las horas de apertura de la Oficina, a saber, de las 09.30 a las 13.00 horas y de las 15.00 a las 17.00 horas

Se presentarán las propuestas por duplicado. Es conveniente presentar una versión electrónica en CD-ROM de los documentos que componen la propuesta.

Contenido de Propuesta

Los candidatos incluirán en sus propuestas la siguiente información, formalidades y documentos:

a) Parte administrativo del formulario de respuesta (véase anexo de Formulario de Propuesta Comercial). En caso de una asociación de varias empresas, será necesario identificar cada empresa y designar la empresa que actuará como líder en el contrato.

b) Detalles de actividades comerciales y / o de ocio llevados a cabo durante los últimos 3 años, o desde el inicio de las actividades en el caso de comenzar hace menos de 3 años, incluyendo la facturación anual.

c) Detalles de la(s) actividad(es) en la propuesta del candidato.

La información mínima a presentar:

− Descripción de actividades

− Superficie de espacio comercial requerido por la actividad

− Indicación de las horas de apertura

d) Un memorándum explicando la motivación del candidato, junto con una presentación destacando la calidad e idoneidad de su proyecto (véase párrafo “Criterios” en el apartado II)

e) Información técnica específica relacionada con la actividad propuesta que la OAMI deba tener en cuenta.

Se invita a los candidatos a utilizar los documentos del formulario adjunto.

IV –INFORMACION ADICIONAL

Para solicitar información adicional o una clarificación, contacten con:

procurement@oami.europa.eu

Información importante: Cualquier información complementaria y todas las respuestas a las preguntas relativas a la presente convocatoria de licitación se publicarán en la página de Contratación pública del sitio web de la Oficina (https://oami.europa.eu/ohimportal/es/public-procurement).